Eingabe neuer Personen-Daten

Eine leere Eingabebox für die Personenstammdaten öffnet sich, wenn Sie den Button "Neu" der Fensterliste drücken, oder die Taste "Einf./Hilfe" auf der Tastatur. Wenn Sie vorher einmal den Knopf "als Voreinstellung" betätigt hatten, sind bereits die damals abgespeicherten Daten eingetragen.

Kundennummer 

An dieser Stelle wird vom Programm automatisch eine freie Kundennummer vergeben. Sie können aber auch selbst eine Nummer eintragen. Sollten Sie versehentlich eine bereits existierende Kundennummer vergeben haben, so warnt Sie das Programm durch einen entsprechenden Hinweis. Sie müssen dann "OK" anklicken und in dem Feld Kundennummer eine neue Nummer eintragen.

Inaktiv

Falls Sie Personen in der Liste haben, die Sie zur Zeit nicht benötigen, können Sie diese als inaktiv markieren und aus der Liste wahlweise ausblenden um die Übersicht zu erhöhen.
Personen, die in alten Rechnungen enthalten sind, sollten Sie nicht löschen.

Rechnungsadresse/Lieferadresse/Ansprechpartner

Sollte der Kunde eine von der Briefanschrift abweichende Lieferadresse haben, so können Sie diese hier eintragen. Mit den Platzhaltern für die Lieferadresse können Sie z.B einen Lieferschein oder einen Paketaufkleber drucken.
Wenn in einem Feld der Lieferadresse nichts eingetragen ist, so wird der Eintrag im Feld für die normale Rechnungsanschrift für den Liefer-Platzhalter verwendet.
Sollten Sie für die Adresse schon einen anderen Datensatz angelegt haben, so können Sie dessen Kundennummer eintragen und diese Daten werden dann als Liefer/Ansprechpartneranschrift verwendet.
In der Platin-Version können Sie auch noch beliebig viele weitere Ansprechpartner eintragen.

Titel

Dieses Pop-Up-Menü ermöglicht die Einstellung einer Anrede/Titel für das Anschriftsfeld in einem Schreiben. Welche Anreden dieses Pop-Up-Menü vorgibt können Sie unter Anpassen... eintragen.
Zusätzlich können Sie den Standard-Anredetext vorgeben. Hierbei sind Platzhalter für den Namen erlaubt.
In der Platin-Version sind bliebig viele Voreinstellungen für Titel und Anreden möglich.

Firma

Manchmal ist es nützlich die Anrede auf Herr oder Frau zu stellen, den Datensatz aber trotzdem als Firma zu kennzeichnen. Dafür ist dieses Flag. Es wird auch mit dem Firma-Flag im Apple-Adressbuch synchronisiert.
Wenn Firma aktiviert ist und der Datensatz mit dem Apple Adressbuch synchronisiert wird, sollte der Firmenname in der 1. Zeile und Vor- & Nachnamen in der 2. Zeile stehen. Andernfalls werden die Zeilen getauscht, wenn eine Änderung im Apple Adressbuch gemacht wird.
Die beiden Namenszeilen können auch getauscht werden, wenn beim Klick auf "Firma" die Alt-Taste gedrückt ist.

Sync mit AB

Um Adressen mit dem Apple-Adressbuch zu synchronisieren, muß für jeden FirstMillion-Datensatz eine Verknüpfung zum entsprechendem Adressbuch-Datensatz bestehen. Wenn Adressen aus dem Adressbuch importiert wurden, besteht diese Verknüpfung bereits. Andernfalls erscheint nach dem Aktivieren von Sync mit AB eine Frage, ob ein neuer Datensatz angelegt werden soll oder ob eine Verknüpfung zu einem bereits vorhandenem hergestellt werden soll. Im dann erscheinenden Auswahlfenster müssen Sie den passenden Eintrag markieren. Wenn Sie nun Änderungen im FirstMillion-Datensatz machen, werden diese automatisch ins Adressbuch übertragen. Es können mehrere E-Mail-Adressen, durch Komma getrennt, eingetragen werden.
Normalerweise werden die Personendaten nur mit dem Adressbuch des Servers synchronisiert. Sie können aber einstellen, dass auch die Adressbücher der Clients synchronisiert werden.
Bei jedem Programm-Start wird für alle Datensätze, die eine Verknüpfung zum Apple-Adressbuch haben, überprüft, ob im Apple-Adressbuch eine Änderung gemacht wurde. Falls dies der Fall ist, wird die Änderung in FirstMillion übernommen.
Im Listenfenster ist die Kundennummer grün, wenn die Synchronisation aktiviert ist und für diesen Mac eine Verknüpfung verhanden ist.

Name/Firma:

Eine Namenszeile kann entweder aus einem Feld für Firmenname oder Namenszusatz oder aber aus 2 Feldern für Vor- und Nachname bestehen. Mit einem Klick auf die Feld-Bezeichnung kann zwischen den beiden Darstellungen umgeschaltet werden.
Standardmäßig besteht die erste Zeile aus Vor- und Nachnamen und die zweite Zeile aus einem Feld für einen Zusatz. Wenn Firma eingestellt ist, ist die erste Zeile für den Firmennamen und die zweite Zeile für Vor- und Nachnamen des Ansprechpartners voreingestellt.

Straße/Google Maps

Wenn Sie auf den Button "Straße:" klicken, wird die Adresse in Google Maps angezeigt.

Telefon / Mobiltel. / Privat

Wenn Sie eine FRITZ!Box ab Firmware xx.04.74 / Mai 2009 verwenden, können Sie direkt aus FirstMillion eine Telefonnummer wählen. Es erscheint eine Dialog-Box, in der Sie die Nebenstelle (Analog, ISDN oder DECT), mit welcher der Anruf geführt werden soll und das Passwort für die FRITZ!Box einstellen können. Das Passwort wird sicher im Schlüsselbund gespeichert.
Wenn Sie Ihr Telefon nicht sofort abnehmen, klingelt es erst, wenn ihr Gesprächspartner abgehoben hat. Er hört solange eine Ansage.

Ihr Zeichen

Wenn Sie bei der Korrespodenz mit diesem Kunden immer ein bestimmtes Aktenzeichen, Bearbeiter o. ä. in den Ausdrucken stehen haben möchten, können Sie dies hier voreinstellen. Mit dem Platzhalter <KIHRZEICH> wird dieses Feld in alle Formulare gesetzt. Sollte einmal ein anderer Hinweis als der hier vorgegebene in ein Formular geschrieben werden, ist das kein Problem, da Sie diese Zeile in einem Formular jederzeit noch einmal aufrufen und editieren können!

Geburtstag

Falls Sie dem Kunden eine Geburtstagskarte schicken möchten.

E-Mail Adresse

FirstMillion verwaltet nicht nur die E-Mail Adresse, sondern Sie können per Mausklick bequem Ihre Mail-Software aufrufen und die E-Mail Adresse ist bereits eingetragen.

Anrede

Dieses Feld dient der persönlichen Anrede in einem Anschreiben und wird in den Platzhalter <KTXTANR> eingesetzt.
Wenn Sie in den Button Anrede anklicken, wird der Standard-Anredetext in Abhängigheit vom eingestellten Titel und Namen erzeugt.

Bild

Ein Bild kann über das Clipboard, per Drag&Drop oder das Context-Menü eingefügt werden. Es wird auf 128*128 Pixel skaliert und direkt in den Personendaten gespeichert. Es benötigt etwa 50 kByte Speicher.
Wenn Ihr Mac eine Kamera hat, können Sie mit der Platin-Version auch direkt aus FirstMillion ein Bild aufnehmen.

Homepage

Hier können Sie die Hompage eintragen. Sie können diese Seite direkt aus FirstMillion aufrufen.

Bemerkungen

Für besondere Vermerke und Hinweise stellt Ihnen die Datei zwei Zeilen zur Verfügung.
In der Fensterliste wird jedoch nur die erste Zeile der Bemerkungen dargestellt.
Diese Zeilen können auch per Platzhalter ausgegeben werden.

Kundengruppen/Projekte

Sie können beliebig viele verschiedene Gruppen/Projekte verwalten. Mit dem Knopf Gruppe rufen Sie eine Auswahlbox auf, in der Sie die gewünschte Gruppe auswählen können.
Sie können Gruppen entfernen, neu anlegen oder per Drag&Drop umsortieren.
Wenn Sie "Startgruppen" aktivieren, so wird bei jedem Öffnen des Personenfensters automatisch der Gruppen/Projekt-Filter gesetzt. Es werden die Gruppen angezeigt, die beim Aktivieren der Checkbox aktiv waren.

Mit einem Klick auf das gewünschte Feld wird der neue Eintrag dieser Gruppe zugeordnet. Da man mit der Bezeichnung Gruppe 1 oder Gruppe n nicht viel assoziiert, können Sie hier jeden gewünschten Namen eintragen. Jeder Datensatz kann beliebig vielen Gruppen zugeordnet werden. Es ist also möglich einen Datensatz sowohl in der Gruppe der Kunden als auch bei den Lieferanten einzuordnen. Mit dem Knopf "Und-Verknüpfung" können Sie nur die Datensätze anzeigen lassen, die allen ausgewählten Gruppen angehören.
Zusätzlich kann auch nach Status und/oder Firma/Keine Firma gefiltert werden.
Mit "Bedingung" können Sie intelligente Gruppen anlegen. Z.B. kann damit nach Datensätzen gefiltert werden, die einen bestimmten Umsatz übersteigen.
Es können verschiedene Datenfelder mit einem Referenzwert verglichen werden. („ist gleich“, „ist ungleich“, „ist kleiner“, „ist größer oder gleich“)
Falls Sie Datenfelder benötigen, die noch nicht auswählbar sind, setzen Sie sich bitte mit mir in Verbindung.
Mit "Kombination" kann eine aktuell ausgewählte Kombination von Gruppen gespeichert werden und später mit einem Klick wieder aufgerufen werden.

Anhänge

FirstMillion kann zu jedem Personen-Datensatz beliebig viele Dokumente speichern. Ziehen Sie die Dateien einfach per Drag&Drop in die Anhänge-Listbox oder einfach in den Personen-Dialog. Die Dateien werden kopiert und in einem frei wählbarem Ordner gespeichert. Wenn Sie mit der Netzwerk-Version arbeiten, sollte der Ordner an einem Ort liegen, auf den alle Macs Zugriff haben.
Durch einen Doppelklick auf den Dateinamen, wird das Dokument mit dem Standard-Programm angezeigt.
Die Dateien können auch per Drag&Drop aus der Anhänge-Box in D&D-fähige Programme (z.B. Finder, Apple Mail, ….) kopiert werden.
Zu jeder Datei können Sie auch eine Beschreibung eintragen.

Status

Wenn Sie ein Angebot, eine Rechnung, eine Mahnung usw. an einen Kunden verschicken, wird der Status automatisch aktualisiert. Es wird immer die höchste Stufe beibehalten. Wenn Sie also einem Kunden ein neues Angebot schicken, der bereits auf einer Mahnstufe steht, wird diese beibehalten, bis Sie die Stufe manuell heruntersetzen. Zusätzlich können Sie den Status manuell auf "Gesperrt" setzen, um zu signalisiert, dass dieser Kunde nicht mehr beliefert werden soll.

Zahlungsart

Mit diesem Knopf können Sie ein Pop-Up-Menü aufrufen, in dem Sie das Zahlungsart festlegen können. Die von Ihnen benötigten Zahlungsarten tragen Sie unter Anpassen... ein. 

Jede Zahlungsart besteht aus dem Namen, der Zahlungsfrist, der Skontofrist, dem Skontosatz und eine Zeilen-Kennung für das Format.
Der Text und die Platzhalter in den entsprechenden Zeilen werden in das Formular gedruckt. Sie können also für jede Zahlungsart einen individuellen Text verwenden.
Die #Ux-Zeilen können z.B. die Platzhalter <FZAHLDATUM>, <FSKONTODATUM>, <FSKONTOSUM> und <FSKONTOSATZ> enthalten.
Außerdem kann voreingestellt werden, ob ein neues Formular eine Netto- oder Brutto-Rechnung werden soll.

Format

Es kann für jeden Kunden ein Format für ein neues Formular voreingestellt werden. Z.B. ein Format mit Rabatt-Spalte oder in einer anderen Sprache.

Erinnerung

Manchmal ist es sinnvoll, nach einem Gespräch mit einem Kunden, zu einem bestimmten Datum an dieses Gespräch (diesen Kunden) erinnert zu werden. Für solch eine Funktion hat sich der Begriff Aquisition eingebürgert. Klicken Sie auf den Knopf "Erinnerung" und ein Datumsfeld mit dem aktuellen Datum als Voreinstellung erscheint. Sie können jetzt das Datum zu dem Sie erinnert werden wollen editieren. Wenn Sie an diesem Tag das Programm starten, so ist das Kundenfenster bereits geöffnet, und Sie sehen alle Kundennamen, an die Sie an diesem Tag oder davor erinnert werden wollten. Ist eine Uhrzeit ungleich 0:00 eingetragen, erscheint um diese Zeit eine Dialog-Box. Sie können diese Dialog-Box aber auch in den Eistellungen abschalten, wenn, z.B. im Netzwerk, diese Erinnerungen nur an einem Arbeitsplatz bearbeitet werden sollen. Wenn Sie diesen Eintrag nicht mehr vorgelegt bekommen möchten, müssen Sie den Knopf "Erinnerung" wieder ausschalten.
Zusätzlich wird diese Erinnerung auch in iCal übertragen.

USt-ID Nr.:

Für Ihre Kunden oder Lieferanten aus der europäischen Gemeinschaft können Sie die Umsatzsteueridentifikationsnummer hier festhalten. Verfügt Ihr Geschäftskunde über so eine Nummer, kann die Lieferung ins EU-Ausland ohne Berechnung der Mehrwertsteuer erfolgen.

Bankverbindung

In diese Felder können Sie die Bankverbindung eintragen. Diese wird für die Übertragung an Bank X/MacGiro benötigt.
Ein Feld ist für den Namen des Kontoinhaber vorhanden, falls der Kundenname mal vom Namen des Kontoinhaber abweicht.
In das Feld für die IBAN kann bis zum 2014-02-01 auch noch die alte 10-stellige Kontonummer eingetragen sein.
Wenn die Nummer mindestens 22 Stellen hat, wird automatisch eine SEPA-Überweisung erstellt.
Ab dem 2014-02-01 ist die Mandats-ID, sowie das Ausstellungsdatum des Mandats für SEPA-Lastschriften notwendig.

Eigene Kundennummer 

Wenn es sich bei diesem Datensatz um einen Ihrer Lieferanten handelt, so werden Sie sicherlich eine Kundennummer zugeteilt bekommen haben. Hierfür ist dieses Feld gedacht. Diese Nummer wird beim Schreiben einer Bestellung automatisch ausgewertet wenn der Platzhalter <KEIGNR> gesetzt ist. Das Programm erlaubt hier eine alphanummerische Eingabe, also Zahlen sowie Buchstaben.

Preis

In unserer Artikelliste sind 5 verschiedene Preise für einen Artikel möglich. Die Auswahl erfolgt hier normalerweise über einen Mengenrabatt. Sie können aber auch gleich einem Kunden den Preis VK1 - VK5 zuordnen. Bei "nach Menge" erhält er den aktuell gültigen Mengenrabatt.

Rabatt

Sie können in FirstMillion jedem Kunden einen eigenen Preisrabatt einräumen. Wird zu diesem Kunden dann eine Rechnung erstellt, berechnet das Programm entsprechend dieser Eintragung den Preisnachlaß. Die Artikel die mit "kein Rabatt" (siehe Artikelverwaltung) markiert wurden sind hiervon natürlich ausgenommen.

Wird für den gewählten Kunden dieser kundenbezogene Rabatt eingerichtet, wird der globale Rabatt auf die Bruttorechnungssumme (siehe "Einstellungen") nicht verwendet.

Die Rabattfunktion kann bei Bedarf auch noch in dem Pop-Up-Menü "Formular", also beim Erstellen einer Rechnung, wieder ausgeschaltet werden.

keine Mehrwertsteuer

Sie können alle Kunden, die als ausländische Kunden keine MwSt zu entrichten haben, markieren. Dafür steht der Knopf "keine MwSt" in der Kundendialogbox zur Verfügung. Alle Rechnungen für diese Kunden werden ohne MwSt gedruckt. Aber Achtung! Dieses Verfahren ist nur an Endverbraucher oder ins nicht europäische Ausland anzuwenden. In Gebiete des europäischen Binnenmarktes sind Warenlieferungen nur mit Umsatzsteueridentifikationsnummer ohne MwSt möglich. Bitte informieren Sie sich bezüglich der zur Zeit geltenden Bestimmungen bei Ihrem Finanzamt.

Letzte Rechnung

Wenn Sie mit FirstMillion eine Rechnung geschrieben haben, wird automatisch das Datum der letzten Rechnung hier eingetragen. So können Sie immer erkennen, wann dieser Kunde das letzte Mal bei Ihnen einen Umsatz getätigt hat. Dieses Datum wird auch im Fenster angezeigt. Die Kundendatensätze lassen sich auch nach dem Rechnungsdatum sortieren.

Erstellt

In diesem Feld steht das Datum an dem der Kundendatensatz angelegt wurde.

Geändert

Hier steht das Datum der letzten Änderung an diesem Datensatz

Infotext

Der Infobox kann sehr gut zum Festhalten von Gesprächsnotizen verwendet werden. Es ist auch möglich Attribute und Bilder einzufügen.

Geschützter Text

Dieser Text ist für sensible Daten vorgesehen und kann mit einem Passwort geschützt werden. Wenn in den Einstellungen bei "Passwort alle XX Minuten neu abfragen" eine Zeit eingetragen ist, muß das Passwort nicht für jeden Abruf neu eingegeben werden.