Personenstammdaten

Alle Datensätze werden in einer Fensterliste angezeigt und verwaltet. Der Aufruf erfolgt über die Tastatur durch Drücken der F2-Taste, oder über das Pull-Down-Menü "Fenster"
Wenn beim Anklicken eines Personen-Datensatzes die Alt-Taste gedrückt ist, so wird das Fakturierungs-Fenster geöffnet oder nach vorne geholt und der Filter 'Nur mark. Personen' gesetzt. So können Sie mit einem Klick alle Fakturierungs-Vorgänge zu einem Kunden sehen.

Filtern

Nach einzelnen Gruppen zu filtern ist sehr einfach. Aufwändiger ist es nach Kombinationen von Gruppen zu filtern. Deshalb gibt es in der Gruppenauswahl die Möglichkeit die Kombination aller Gruppen (aktiv, nicht aktiv, egal) als Gruppen-Kombination unter einem neuen Namen zu speichern. Diese Kombinationen können dann auch mit einem Klick ins Filter-Menü aufgerufen werden.

Suchen

Alle Fenster in FirstMillion verfügen über einen Autolocator. Sie aktivieren lediglich das Fenster, sortieren und filtern eventuell vorab den Inhalt (Gruppenfilter usw.) und tippen anschließend einen oder mehrere, durch Leerzeichen getrennte, Suchbegriffe ein. Sie sehen sofort alle Datensätze, die alle Suchbegriffe enthalten. Dabei können auch Teile eines Wortes verwendet werden.

Sortieren

Die Datensätze in Ihrer Kundenliste können nach unterschiedlichen Kriterien sortiert werden. Klicken Sie lediglich auf die Bezeichnung der Spalte um die Sortierung vorzunehmen. Die Bezeichnung nach der der Fensterinhalt sortiert ist, wird dann unterstrichen.

Funktionen-Pop-Up-Menü

Telefon-Anwahl mit FRITZ!Box

Wenn Sie eine FRITZ!Box ab Firmware xx.04.74 / Mai 2009 verwenden, können Sie direkt aus FirstMillion eine Telefonnummer wählen.
Es erscheint eine Dialog-Box, in der Sie die Nebenstelle (Analog, ISDN oder DECT), mit welcher der Anruf geführt werden soll und das Passwort für die FRITZ!Box einstellen können. Das Passwort wird sicher im Schlüsselbund gespeichert.
Wenn Sie Ihr Telefon nicht sofort abnehmen, klingelt es erst, wenn ihr Gesprächspartner abgehoben hat. Er hört solange eine Ansage.
Wird bei der Auswahl dieser Funktion die Alt-Taste gedrückt gehalten, wird die Mobilfunknummer gewählt.

E-Mail an E-Mail-Programm

Wenn Sie einen Eintrag in der Liste markiert haben, der eine E-Mail Adresse hat, ruft FirstMillion Ihr E-Mail Programm auf und setzt die E-Mail Adresse bereits ein. Sie können sofort mit dem Schreiben der Nachricht beginnen. Sie können auch ein Rundschreiben erstellen, in dem Sie mehrere Namen in der Liste markieren.

URL aufrufen

Mit dieser Funktion wird der Internet-Browser gestartet und die Homepage eines markierten Eintrags aufgerufen.

Artikel History
Import

Mit der Importfunktion können Sie eine bereits bestehende Kundendatei aus einer anderen Datenbank in FirstMillion einlesen.
In dieser ASCII-Datei können die Datenfelder wahlweise durch ein Komma , Semikolon oder Tabulator voneinander getrennt sein. Alle Daten stehen dabei hintereinander. Das Ende des Datensatzes wird durch ein Line-Feed oder CR signalisiert.
Eine ganze Reihe von Datenbanken ermöglichen den Datenexport nach einstellbaren Kriterien, womit Sie die Reihenfolge individuell anpassen können.

Um Ihnen solch eine Datenstruktur zu veranschaulichen, befindet sich im Ordner Importbeispiele eine Beispieldatei mit dem Namen "alte Personen". Laden Sie diese Datei in den Texteditor und Sie sehen relativ schnell worauf es ankommt.

Die Daten müssen in folgender Reihenfolge vorliegen:

Name1, Name2, Straße, PLZ, Ort, Land, Telefonnummer, Faxnummer, Mobiltel, Privat-Tel, E-Mail, Textanrede (muß immer in Hochkommata eingeschlossen sein, da am Ende üblicherweise ein Komma steht!), Bemerkung 1, Bemerkung 2, Personen-Gruppe, Kundennummer, Ihr Zeichen, UST-ID, Bank, Bankleitzahl, Kto. Nr., eigene Kundennummer bei Lieferanten, Geburtsdatum
Datenfelder die Ihre Datei nicht besitzt, bleiben leer, müssen aber mit Komma, Semikolon oder Tab eingeschlossen werden.

Wenn diese Funktion gestartet wird, werden Sie gefragt, ob Sie neue Kundennummern vergeben möchten, oder die alten weiterverwenden.
Während die Daten eingelesen und konvertiert werden, findet eine umfangreiche Plausibilitätsprüfung statt. Wenn Fehler auftreten, so erscheint ein Warnhinweis und der Lesevorgang wird in dieser Zeile unterbrochen. Sie sollten sich dann die Zeilennummer merken und FirstMillion ohne Datensicherung verlassen. Korrigieren Sie dann den Datensatz der fehlerhaft war und starten Sie die Importfunktion erneut.

Listen-Ausgabe

Die Daten können als Liste gedruckt oder exportiert werden. Listen-Ausgabe Adressbuch importieren...

Wenn Sie bereits ihre Kunden-Daten im Apple Adressbuch eingetragen haben, können Sie diese in die FirstMillion-Datenbank importieren.

Ins Adressbuch exportieren...

Alle markierten Datensätze werden ins Apple-Adressbuch übertragen. Ist für einen Datensatz bereits eine Verknüpfung mit einem Adressbuch-Eintrag vorhanden, so wird dieser überschrieben, ansonsten wird ein neuer Eintrag angelegt.
Die FirstMillion-Personen-Gruppen werden in das Notiz-Feld geschrieben. Dadurch können Sie mit den 'intelligenten Gruppen' die Datensätze wieder in Gruppen einteilen, z.B. für die Synchronisation mit dem Handy.

Adressbuch synchronisieren (Nur sichtbar, wenn die Alt-Taste gedrückt ist)

Alle Datensätze, die eine Verknüpfung zum Apple-Adressbuch haben, werden überprüft, ob im Apple-Adressbuch eine Änderung gemacht wurde. Falls dies der Fall ist, wird die Änderung in FirstMillion übernommen.
Diese Funktion wird bei jedem Programm-Start automatisch ausgeführt.

Gruppe(n) zuordnen...

Über diese Funktion können Sie für die markierten Einträge die Gruppenzugehörigkeit zuordnen.
Einzelne Gruppen können den Mixed-Status(-) haben. Diese Gruppen-Zugehörigkeit wird dann nicht geändert.

Farbe zuordnen...

Sie können jeder Eintragung in der Personenliste eine Farbe zuordnen.

Umsatz&Gewinn berechnen...

Wenn Sie über einen bestimmten Zeitraum den Umsatz und den Gewinn pro Kunde ermitteln möchten, hilft Ihnen diese Funktion weiter. Sie sehen nachdem Sie diese Funktion gewählt haben die Auswahlbox für den Zeitraum.

Serienrechnungen/-briefe...

Um Ihnen das Anfertigen von Rundschreiben und Werbeaktionen zu erleichtern ist eine Serienbrieffunktion integriert.
Das Erstellen eines Serienbriefs oder Serienrechnungen erfolgt nach folgendem Schema:

1. Sie erstellen zuerst in der Fakturierung ein entsprechendes Formular.
2. Markieren Sie die Kunden in der Kundenliste (F2)
3. Rufen Sie über das Pop-Up-Menü "Funktion" den Befehl "Serienrechnung/Brief" auf

Die Serienbriefe erscheinen anschließend in der Fakturierungsliste.

Bei Rechnungen, werden sofort Einnahmebelege in der Buchungsliste erzeugt, wenn die Buchhaltung nach dem Kriterium der "vereinbarten" Zahlung arbeitet. Bei einer Buchhaltung nach "vereinnahmter" Zahlung werden die Buchungen erst erstellt, wenn diese Rechnung als "erledigt" markiert wird.

IBAN aus PLZ und Konto-Nr. berechnen

Bei allen markierten Datensätzen wird aus der BLZ und der Konto-Nr. die 22-stellige IBAN mit Prüfsumme berechnet, die ab 2014-02-01 für alle SEPA Lastschriften/Überweisungen benötigt wird.
Ist die IBAN/Kto-Nr. schon 22-stellig, wird der Datensatz ignoriert.
Eine automatische Konvertierung der BLZ in die BIC ist nicht möglich, da eine BLZ mehrere BICs haben kann.