Fakturierung

Sie haben für jede Fakturierungsart beliebig viele Layouts zur Auswahl. Die Auslandsrechnung kann dabei prinzipiell anders gestaltet sein, als eine Inlandsrechnung. Eine E-Mail-Rechnung ist dann anders aufgebaut als die Faxnachricht.

FirstMillion hilft Ihnen bei der Erstellung von Briefen, Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Lieferscheinen, Mahnungen und Einkäufen. In diesem Programmteil treffen alle Daten aufeinander und die notwendigen Informationen werden in die zugehörigen Datenfelder geschrieben.

So wird der Rechnungsbetrag in die Buchhaltung übergeben, der Gegenstand der Rechnung also die verkauften Artikel werden aus den Artikelstammdaten geholt und die Anschrift des Kunden liefert Ihre Kundendatei. Dabei achtet die Artikelstatistik darauf, ob die angewählten Waren am Lager sind, sofern Sie diese Funktionalität wünschen und aktiviert haben.

Die meisten Geschäftsvorfälle beginnen mit der Erstellung eines Angebotes. Wird das Angebot vom Kunden angenommen, so wird es aus der Fakturliste wieder aufgerufen und kann in eine Rechnung umgewandelt werden. Sie können natürlich, auch ohne ein Angebot zu erstellen, gleich eine Rechnung schreiben.
Bei der Rechnungserstellung überprüft das Programm erneut, ob die Waren immer noch am Lager sind. Sie haben dann die Möglichkeit, bestimmte Positionen Ihres Angebotes aus der Rechnung zu entfernen, oder noch weitere hinzuzufügen. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Preise neu zu kalkulieren.

Nach einer einstellbaren Zeitspanne wird diese Rechnung, wenn sie noch nicht beglichen wurde, im Fakturfenster als überfällig angezeigt und kann dann per Mausklick in eine Mahnung umgewandelt werden.

Auch Ihr Warenlager ist über die Artikelstatistik mit dem Programmteil "Fakturierung" verknüpft. So können Sie leicht und bequem Ihre Einkäufe bei Ihren Lieferanten tätigen. Das Programm schlägt Ihnen zu jedem Lieferanten die nachzubestellenden Artikel vor, die Sie dann als Bestellung ausdrucken oder faxen können. Die Kriterien für die Nachbestellvorschläge legen Sie selbst für jeden Artikel getrennt fest.

Darüber hinaus verwaltet das Programm auch offene Aufträge, die aufgrund zu geringen Lagerbestands nicht sofort erledigt werden können. Damit Sie entsprechend Ware bestellen können, werden Ihnen die Artikel mit den entsprechenden Stückzahlen auf Knopfdruck angezeigt. Nach dem Aktualisieren des Lagers bei einer Nachlieferung zeigt Ihnen das Fakturierungsfenster die Aufträge, die jetzt ausgeführt und in Rechnungen umgewandelt werden können.
Folgende Fakturierungsvorgänge sind in FirstMillion möglich:

Angebote
offene Aufträge
Auftragsbestätigungen
Lieferscheine
Rechnungen
Zahlungserinnerung, 2. und 3. Mahnung
Materialeinkäufe (Bestellungen)
Gutschriften
Briefe

Liste der Fakturierungdaten

Alle Dokumente, die Sie in FirstMillion anlegen, wandern in die Fakturierung, wo Sie wie bereits aus den anderen Programmteilen bekannt, in einer Fensterliste verwaltet werden.
Alle Fenster in FirstMillion verfügen über einen Autolocator. Sie aktivieren lediglich das Fenster, sortieren und filtern eventuell vorab den Inhalt (Zeitraum, Nur Mahnungen, usw.) und tippen anschließend einen oder mehrere, durch Leerzeichen getrennte, Suchbegriffe ein. Sie sehen sofort alle Datensätze, die alle Suchbegriffe enthalten. Dabei können auch Teile eines Wortes verwendet werden.

Alle neuen Formulare (Angebote, Rechnungen,...) sind zunächst im Entwurfsstatus. Das heißt, sie haben noch keine Fakturierungsnummer.
Beim drucken, faxen, emailen oder über den Befehl "Entwurf finalisieren" erhält der Datensatz eine Fakturierungsnummer und Rechnungen noch zusätzlich eine fortlaufende Rechnungsnummer. Außerdem wird das Lager aktuallisiert und ggf. ein Buchungsdatensatz erstellt.

Wenn Ihr Kunde das Angebot annimmt und Ihnen einen entsprechenden Auftrag erteilt, können Sie diesen Datensatz aus dem Fenster "Fakturierung" aufrufen und in eine Auftragsbestätigung, Lieferschein und eine Rechnung umwandeln. Das Fenster "Fakturierung" erreichen Sie durch Drücken der F5-Taste.
Das Fenster zeigt Ihnen die Fakturierungsnummer, das Datum, den Umsatz (Wert), die Kunden- (Lieferanten)nummer, den Kunden- (Lieferanten)namen und die Bemerkungszeile.

Nach dem Start von FirstMillion öffnet sich immer zuerst das Fakturierungsfenster mit einer Liste der Vorgänge, deren Frist abgelaufen ist. Sie sehen also sofort wer noch nicht gezahlt hat, welcher Auftrag heute ausgeführt werden muß und welcher Datensatz mit einem Erinnerungsdatum zu dem aktuellen Tag versehen ist.

Die Eintragungen in diesem Fenster lassen sich ebenfalls durch einen Klick auf die Infozeile nach dem angeklickten Kriterium sortieren.

Ein Klick auf einen Fakturierungsdatensatz mit gedrückten Alt-Taste setzt den Filter "Nur markierter Kunde", sodass alle Datensätze dieses Kunden zu sehen sind, ohne den Kunden in der Personen-Liste anklicken zu müssen.

Filterfunktion

Über dieses Pop-Up-Menü können Sie die Fensterliste nach verschiedenen Formulararten filtern.

nur Frist vorbei

Dieser Filter zeigt alle Vorgänge an, deren Frist abgelaufen ist.

nur Auftrag OK

Sie sehen mit diesem Filter nur die offenen Aufträge, die abgearbeitet werden können. Kriterium hierfür ist, daß alle Ware in ausreichender Menge vorhanden ist.

Nur mark. Personen

Wenn Sie bei den Personenstammdaten einen Eintrag markiert haben, zeigt dieser Filter alle vorhandenen Fakturvorgänge zu diesem Kunden an.
Wenn beim Anklicken eines Personen-Datensatzes die Alt-Taste gedrückt ist, so wird auch das Fakturierungs-Fenster geöffnet oder nach vorne geholt und der Filter 'Nur mark. Personen' gesetzt. So können Sie mit einem Klick alle Fakturierungs-Vorgänge zu einem Kunden sehen.

Nur markierter Artikel

Dieser Filter arbeitet analog zu "nur aktueller Kunde". Es werden alle Vorgänge angezeigt, die die in der Artikelliste markierten Artikel enthalten.

Nur Geänderte

Sie sehen mit diesem Filter nur die Einträge, die seit dem letzten Programmstart verändert , oder neu angelegt wurden.

Nur Markierte

Es werden nur noch markierte Datensätze angezeigt. Das ist sinnvoll, um nur eine Auswahl zu sortieren.

Nur Gruppen/Projekt-Auswahl

Es werden nur Datensätze angezeigt, die ausgewählten Gruppen/Projekten zugeordnet sind.

Pop-Up-Menü "Funktion"

In diesem Pop-Up-Menü befinden sich die speziellen Funktionen für die Fakturierung.

Erledigen (Zahlungseingang erfolgt)

Mit der Auswahl der Funktion "Erledigen" wird der Fakturierungssatz als erledigt markiert und im Speicher behalten, aber aus der Liste ausgeblendet. Handelt es sich um eine Rechnung, so passiert noch etwas mehr, entsprechend dem eingestellten Prinzip Ihrer Buchführung.

Wenn Sie eine Buchführung nach dem Prinzip der "vereinnahmten" Zahlung führen, erfolgt die Einnahmebuchung erst, wenn die Rechnung aus der Fakturliste aufgerufen, das Rechnungsdatum geändert und die Funktion "Erledigen" ausgeführt wurde.

Bei einer Buchhaltung nach "vereinbarter" Zahlung, der gängigen Form, ist der Betrag bereits nach dem Drucken der Rechnung als Einnahme auf ein Debitoren Geldkonto gebucht worden. Das Aufrufen der "Erledigen"-Funktion öffnet diesen Datensatz, und Sie können jetzt das Geldkonto eintragen auf dem der Zahlungseingang erfolgte.

Sie erhalten für den Fall, dass Skonto aktiviert war eine Dialogbox, die Sie noch einmal fragt, ob wirklich Skonto gezogen wurde. Für diesen Fall erscheint erst nach Beantwortung dieser Frage die Buchungsbox, entweder mit oder ohne Skonto.

Forderungen/Verbindlichkeiten

Diese Funktion zeigt Ihnen die Summe der noch offenen Lieferscheine/Rechnungen und stellt diesen Betrag den noch offenen Gutschriften/Bestellungen (Einkäufen) gegenüber.

Sie erhalten hier die Netto- wie auch die Bruttobeträge angezeigt. Diese Funktion hilft Ihnen zu jeder Zeit, eine Aussage über die Liquidität Ihres Betriebes machen zu können.

Datensätze zusammenfassen

Dieser Menüpunkt ermöglicht es Ihnen z.B. mehrere Rechnungen zu einer Mahnung zusammenzufassen. Sie können auch mehrere Lieferscheine zusammenfassen und zu einer gemeinsamen Rechnung machen. Diese Faktursätze müssen nicht vom gleichen Kunden stammen. Nach dem Zusammenfassen können Sie per Drag&Drop auch einen neuen Empfänger in das Formular schieben.
Sie müssen dazu die gewünschten Datensätze aktivieren und die Funktion "Zusammenfassen" aufrufen.
In der Dialogbox können Sie wählen, ob zu jedem Quell-Formular eine Überschrift eingefügt werden soll. Die Überschrift kann aus bis zu 3 Zeilen bestehen und Platzhalter enthalten. So kann z.B. die Rechnungsnummer und das Datum eingefügt werden.
Sie erhalten ein neues Formularfenster, in dem sich alle Artikel der ausgewählten Faktursätze befinden. Über das Pop-Up-Menü im Formularfenster können Sie die gewünschte Fakturierungsart einstellen.

Stapeldruck

Alle markierten Fakturierungssätze werden zusammen ausgedruckt. Wenn die Alt-Taste gedrückt ist, werden die Datensätze nur als PDF-Datei gespeichert.

Als E-Mail senden

Alle markierten Fakturierungssätze werden in eine PDF-Datei gespeichert und als Anhang dem Programm Mail übergeben.
Wenn Die Alt-Taste gedrückt ist, wird eine reine Text-E-Mail, ohne Anhang, erstellt.
Sind mehrere Datensätze markiert, können Sie für alle Mails eine gemeinsame Betreffzeile eingeben und auch noch weitere Dateien anhängen.
Bank X Pro / MacGiro Auftrag übergeben

Wenn Sie Bank X Pro oder MacGiro verwenden, können Sie markierte Fakturierungssätze als SEPA-Lastschrift oder SEPA-Überweisung übertragen lassen. Ob ein Datensatz bereits übertragen wurde, wird intern gespeichert. Die Zahlart wird dann in der Liste grün dargestellt.
Als Ausführungsdatum wird das Rechnungsdatum + Zahlfrist übertragen. Wenn nur Datensätze markiert sind, die das gleiche Fälligkeitsdatum haben, kann das Ausführungsdatum noch editiert werden.
Der Text für den Verwendungszweck kann, unterschiedlich für Rechnungen, Gutschriften und Bestellungen editiert werden. Es können im Text die Platzhalter für den Fakturierungs- und Personendatensatz verwendet werden.
Für Bank X muß für Lastschriften die Gläubiger-ID eingetragen sein, die Sie von Ihrer Bank erhalten haben.

Listen Ausgabe

Sie können die Daten der Fakturierung wie in allen anderen Programmteilen auch über die Platzhalter entweder ausdrucken, oder in eine Datei ausgeben. Welche Platzhalter vorgesehen sind, und wie die Drucklayouts erstellt werden erfahren Sie im Kapitel Listen-Ausgabe.

Gruppe/Projekt zuordnen 

Alle markierten Datensätze können gemeinsam einer Gruppe/Projekt zugeordnet werden.

Farbe zuordnen 

Zur besseren Übersicht läßt sich jeder Fakturierungsart eine Farbe zuordnen.

zeige Erledigte

Dieser Schalter zeigt in der Fensterliste auch die Fakturierungsvorgänge an, die bereits als erledigt markiert wurden.

PDF-Ordner

Alle Fakturierungsdatensätze, die gedruckt oder gemailt werden, werden auch automatisch als PDF-Datei im Ordner PDFs innerhalb des FirstMillion-Daten-Ordners gespeichert.
So können Sie immer nachvollziehen, wie das Formular exakt aussah, als es verschickt wurde, auch wenn danach die Artikel, die Anschrift oder das Layout des Formulars geändert wurden.
Am besten Sie benennen den PDF-Ordner immer am Jahresende um, damit die Dokumente nach Jahren getrennt aufbewahrt werden.