Faktur Datensatz editieren

Alle Daten die für eine reibungslose Geschäftsabwicklung notwendig sind, werden in diese Dialogbox eingetragen. Die Übergabe erfolgt automatisch durch FirstMillion je nach Stand der Bearbeitung aus den entsprechenden Programmteilen.

Status

Hier steht das Datum zu den verschiedenen Stufen der Fakturierung bzw. das Datum zu dem ein Brief erstellt wurde. Das Datum wird automatisch hier eingetragen, wenn der Fakturvorgang gedruckt wird. Das Datum ist jedoch für den Fall der Fälle editierbar.

Angebot:

Das Datum an dem Sie diesen Vorgang als Angebot bearbeitet haben, wird vom Programm in diese Dialogbox übertragen. Dieses Feld ist wie alle weiteren editierbar, das heißt Sie können das Datum, falls notwendig, noch ändern.

Auftrag:

Hier findet sich das Datum an dem Ihnen der Kunde denAuftrag erteilt hat, und dass Sie bei der Rechnungserstellung unter "Auftrag vom" eingetragen haben.

Bestätigung:

Hier steht das Datum an dem Sie den Auftrag durch eine schriftliche Auftragsbestätigung angenommen haben.

Lieferschein:

Wenn Sie eine Ware ausliefern, werden Sie in der Regel einen Lieferschein benötigen. Das Datum, an dem Sie einen Lieferschein drucken wird vom Programm an diese Stelle übertragen.

Rechnung:

Dieses Feld bekommt das Datum, an dem Sie die Rechnung zu diesem Fakturierungssatz gedruckt haben.

Zahlungserinnerung, 2. Mahnung, 3. Mahnung:

Wenn das Programm feststellt, dass der in der Dialogbox "Parameter" eingestellte Zeitraum für das Mahnverfahren abgelaufen ist, so erscheint nach dem Programmstart die Fensterliste der Fakturierung mit den zur Zeit überfälligen Rechnungen. Sie haben jetzt die Möglichkeit diese Rechnungen durch einen Doppelklick aufzurufen und als Mahnung auszudrucken oder noch zu ignorieren.

Entscheiden Sie sich für ignorieren, so werden diese Rechnungen beim nächsten Programmstart wieder angezeigt. Rufen Sie diese Rechnungen jedoch auf und schreiben dem säumigen Zahler eine Mahnung, so trägt das Programm hier das Datum der 1. Mahnung ein. Ganz entsprechend zur 1. Mahnung verfährt das Programm bei der 2. und 3. Mahnung. Wenn die Frist für die 2. Mahnung abgelaufen ist, würde beim Programmstart eine überfällige 1. Mahnung genauso im Fakturierungsfenster angemahnt werden, wie eine abgelaufene Rechnung.

Gutschrift:

Es kann schon einmal vorkommen, dass Sie Ware zurückbekommen. Sie müssen dann für den Wert der zurückerhaltenen Ware eine Gutschrift an den Kunden schicken. Das Datum an dem dies erfolgte, wird vom Programm hier eingetragen.

Bestellung:

Dieses Datumsfeld steht für Einkäufe zur Verfügung. Wenn Sie also Ihre Lagerbestände durch eine halbautomatische Nachbestellung auffüllen, trägt das Programm das Datum, an dem die Bestellung gedruckt wurde, hier ein.

Brief

FirstMillion kann auch verwendet werden um die tägliche Korrespodenz mit Ihren Kunden und Lieferanten zu organisieren. Das Datum, zu dem der Brief erstellt wurde, steht in diesem Feld.

PDF

Wenn Sie ein Formular drucken, mailen, faxen oder nur speichern, wird das Formular im Ordner "PDFs" abgelegt.
Auch wenn Sie am Formular nachträglich etwas verändern, können Sie so immer nachsehen was Sie dem Kunden genau geschickt haben.
Ein Klick auf den Button "PDF" zeigt dieses PDF in der Vorschau an. Das funktioniert allerdings nicht, wenn Sie den Namen oder die F-Nr. nachträglich verändert haben.


Fakturierungsnummer

Jeder Bearbeitungsvorgang vom Angebot bis zur ultimativ letzten Mahnung trägt die gleiche Fakturnummer, damit es keine Verwechslungen gibt. FirstMillion vergibt automatisch die nächste freie Nummer. Am Jahresanfang fängt die Nummerierung von vorne an. Bei Bedarf können Sie die Nummer auch verändern.

Rechnungsnummer

Eine seperate Rechnungsnummer erhalten nur Fakturierungssätze, die den Status 'Rechnung' erreicht haben, um eine fortlaufende Nummerierung von Rechnungen zu gewährleisten.

Kundennummer.:

Hier steht die Kundennummer die für diesen Kunden in der Kundendatei eingetragen wurde. Darunter steht zur besseren Übersicht auch noch der Kundenname im Klartext.

Buchungsnummer

Hier steht die Nummer, unter der zu diesem Fakturierungsvorgang ein Buchungsbeleg angelegt wurde.

Netto- und Bruttobetrag

Der Umsatz dieses Fakturierungsvorgangs ist hier eingetragen.

Anzahlung

Wenn ein Kunde bereits eine Anzahlung geleistet hat, können Sie diese hier eintragen. Die Anzahlung wird in der Rechnung aufgeführt und der Zahlbetrag um diesen Betrag vermindert.

Textfeld für Bemerkungen

Hier haben Sie Platz für individuelle Bermerkungen.

Infofeld

In diesem Editor-Feld können Sie Texte mit Attributen und auch Bilder oder PDFs unterbringen.

Status-Flags

Auf der rechten Seite der Dialogbox stehen nun noch einige Flags, aus denen Sie den Bearbeitungsstand sofort erkennen können.

Gebucht

Ist der Knopf gesetzt, wissen Sie, dass es bereits einen Buchungsbeleg gibt.

Lager -

Dieses Feld zeigt, ob die Ware vom Lagerbestand abgezogen worden ist.

Lager +

Dieses Feld zeigt, ob die Ware bei Bestellungen oder Gutschriften zum Lagerbestand addiert worden ist.

Erledigt

Wenn Fakturierungssätze nicht mehr benötigt werden, können Sie diese aus der Liste löschen. Viel sinnvoller ist es jedoch diese Daten weiter aufzuheben, um vielleicht einmal nachzusehen was der Kunde damals bestellt hatte, oder welcher Zusatztext mit ausgedruckt worden war. Damit die alten Daten das Fenster "Fakturierung" nicht unnötig belegen, können Sie diese als "Erledigt" markieren und aus der Liste ausblenden. Dieser Knopf zeigt Ihnen, dass dieser Datensatz als erledigt markiert wurde. Das hat übrigens auch eine besondere Bedeutung für eine Rechnung. Das Flag "Erledigt" zeigt Ihnen dann an, dass die Zahlung erfolgt ist.

Gedruckt

An diesem Flag können Sie erkennen, dass dieses Formular bereits gedruckt wurde. Dieses Flag ist wichtig für die Stapeldruckroutine.

Fax

Dieses Flag wird gesetzt, wenn das Formular über CoMa als Fax den Rechner verlassen hat.

E-Mail

Wird das Formular als E-Mail verschickt, wird dieser Knopf aktiviert.

Wiederholen in Tagen/Wochen/Monaten/Jahren

Für einen Fakturierungsdatensatz kann ein Wiederholungsintervall, z.B. für periodische Rechnungen, angegeben werden.
Ist der eingestellte Zeitraum abgelaufen, fragt FirstMillion beim Programm-Start, ob der Datensatz kopiert werden soll. Sie können das auf den nächsten Tag verschieben oder auch Änderungen am Datensatz vornehmen.

Zahlart

Mit diesem Pop-Up-Menü können Sie individuell für diese Rechnung eine andere Zahlart einstellen, als in der Kunden-Dialogbox vorgegeben ist.
In Abhängigkeit der Zahlart wird im Formular die Zeile #Ux gedruckt.

Zahldatum 

Normalerweise berechnet sich das Zahldatum aus Rechnungsdatum + Zahlfrist. Sie können hier aber auch einen abweichenden Termin einstellen.

Erinnerung 

Für den Fall, dass Sie zusätzlich an einen Fakturierungsdatensatz erinnert werden möchten, können Sie hier den Knopf aktivieren. Nach dem Start von FirstMillion wird dann dieser Datensatz im Fakturierungs-Fenster ab dem gewünschten Datum angezeigt.
Zusätzlich wird diese Erinnerung auch in iCal übertragen.

Ihr/Unser Zeichen

Hier können die jeweiligen Ansprechpartner eingetragen werden.

Anhänge

FirstMillion kann zu jedem Faktur-Datensatz beliebig viele Dokumente speichern. Ziehen Sie die Dateien einfach per Drag&Drop in die Anhänge-Listbox oder einfach in den Faktur-Dialog. Die Dateien werden kopiert und in einem frei wählbarem Ordner gespeichert. Wenn Sie mit der Netzwerk-Version arbeiten, sollte der Ordner an einem Ort liegen, auf den alle Macs Zugriff haben.
Durch einen Doppelklick auf den Dateinamen, wird das Dokument mit dem Standard-Programm angezeigt.
Die Dateien können auch per Drag&Drop aus der Anhänge-Box in D&D-fähige Programme (z.B. Finder, Apple Mail, ….) kopiert werden.
Zu jeder Datei können Sie auch eine Beschreibung eintragen.