Eingabe neuer Artikel

Die zur Fensterliste "Artikel" gehörende Dialogbox enthält alle notwendigen Felder zur Definition eines neuen Artikel. Sie erhalten eine leere Eingabebox, wenn Sie die Fensterliste "Artikel" öffnen (F3) und den Knopf "Neu" in der Kopfzeile anklicken. Sie können auch über die Tastatur mit der Taste "Einf./Hilfe" eine leere Dialogbox öffnen, wenn die Artikelliste aktiv ist.
Wenn Sie dabei gleichzeitig die Alt-Taste drücken, so enthält der Dialog bereits die Voreinstellungen. Sie ersparen sich bei vielen gleichartigen Artikeln erhebliche Schreibarbeit.

Artikel-Typ

Normaler Artikel
Das ist ein normaler Verkaufs-Artikel für den die Lagerverwaltung geführt wird.

Dienstleistungen
Für Dienstleistungen gibt es extra Platzhalter, um Netto-, Brutto- und Mwst-Beträge auszugeben. Das ist speziell für Handwerker-Rechnungen gedacht. Bei Dienstleistungen wird die Lagerverwaltung ausgeblendet.

Zeit-Artikel
Z.B für Veranstaltungen, Verleih, etc.
Es kann zu jedem Zeit-Artikel im Formular ein Anfangs-Datum, eine Anfangs-Zeit, ein Ende-Datum und eine Ende-Zeit angegeben werden.
In der Fakturliste gibt es Spalten "Anfang" und "Ende". "Anfang" zeigt die früheste Zeit und "Ende" die späteste Zeit aller Zeit-Artikel im Datensatz an. Die Zeiten können mit Platzhaltern ausgegeben werden.
Teilsumme
Mit diesem Spezialartikel ist es möglich in Formularen eine Teilsumme auszugeben. Es wird die Summe alles Preise vom Anfang oder ab der Ausgabe der letzten Teilsumme ausgegeben.
Für die Ausgabe ist eine #A5-Zeile im Format notwendig.
Z.B.: #A5 :
Trennfeld
Wenn Sie von der Möglichkeit der Erstellung von Warengruppen Gebrauch machen wollen, so können Sie die Gruppen im Artikelfenster auch optisch von einander trennen. Hierfür rufen Sie wie gewohnt eine leere Dialogbox auf. In dem Textfeld geben Sie eine Bezeichnung für eine Warengruppe ein. Z. B. möchten Sie die Softwareprodukte von den anderen Eintragungen abheben. Hier könnte ein Trennfeld mit dem Namen "Software" über allen Softwareartikeln stehen. Geben Sie vor und hinter dieser Bezeichnung Bindestriche ein, damit der Text etwa in der Mitte des Textfeldes steht. Anschließend setzen Sie noch die Positionsnummer ein, oder ziehen den Artikel per Drag&Drop an die gewünschte Position.

Position

Sie können neue Artikel an jede von Ihnen gewünschte Position im Artikelfenster plazieren. Hierdurch wird es möglich, Artikel die neu oder nachträglich aufgenommen werden, in einer bestimmten Warengruppe, oder am Anfang der Liste erscheinen zu lassen. Wenn Sie hier keine Vorgaben machen, werden die Neueinträge mit aufsteigender Positionsnummer in das Artikelfenster übernommen und an die Liste angehängt. Sie können die Artikel allerdings auch per Drag&Drop positionieren, wenn die Liste nach Position sortiert ist.

Inaktiv

Falls Sie Artikel in der Liste haben, die Sie zur Zeit nicht benötigen, können Sie diese als inaktiv markieren und aus der Liste wahlweise ausblenden um die Übersicht zu erhöhen.
Artikel, die in alten Rechnungen enthalten sind, sollten Sie nicht löschen.

Warengruppen

Sie können beliebig viele Warengruppen definieren und einen Artikel in eine oder auch mehrere Warengruppen einordnen. Im Filter-Popup-Menü kann die Artikel-Liste auf eine oder auch mehrere Warengruppen beschränkt werden oder die Liste kann nach Warengruppen sortiert werden.

Bezeichnung

Dieses Feld enthält die Bezeichnung für den Artikel. Wählen Sie hier einen prägnanten Namen aus.

Artikelnummer

Sie können für Ihre Artikel sowohl Zahlen als auch Buchstaben verwenden. Sollten Sie versehentlich eine bereits existierende Artikelnummer eingegeben haben, so erscheint beim Verlassen der Dialogbox eine Warnbox und weist Sie auf diesen Umstand hin.

Infotexte

Hier lassen sich Zusatztexte für einen Artikel, oder Anmerkungen abspeichern. Die Infozeilen werden zusammen mit dem Artikeltext in die Formulare übernommen. Dieser Infotext läßt sich in den Formularen noch editieren. Sie können somit sehr individuelle Rechnungen erstellen. Eine wichtige Voraussetzung gerade für Handwerker.
In der Platin-Version ist es möglich Bilder in den Text einzufügen sowie beliebig viele Info-Texte einzugeben, die Sie für jede Rechnung getrennt auswählen können. Dadurch können Sie z. B. verschiedene Sprachen oder Farben, Größen, Formen,... zu einem Artikel angeben.
Die ersten 8 Infotexte können auch mit den Zeilen #I1 <AINFO> bis #I8 <AINFO> in der Listenausgabe ausgegeben werden.
Im Infotext können auch Platzhalter enthalten sein.
Über den Menü-Punkt "Liste editieren" können die einzelnen Infotexte benannt, umsortiert oder gelöscht werden.

Verkaufspreise

Zur Eingabe des Verkaufspreises stehen Ihnen prinzipiell zwei Möglichkeiten offen. Sie können den Preis als Bruttopreis eingeben, also den Verkaufspreis inklusive der Mehrwertsteuer, oder als Nettobetrag exklusive der Mehrwertsteuer. In beiden Fällen rechnet das Programm natürlich die fehlende Größe sofort aus. Welche Größe das Programm aber abspeichert entscheidet der Knopf "Nettopreis speichern". Ist er aktiviert, wird dieser Artikel mit dem Nettopreis gespeichert. Ändert sich die Mehrwertsteuer irgendwann, so bleibt der Nettopreis erhalten, aber der Bruttopreis steigt.

Wird dagegen der Bruttopreis abgespeichert bleibt auch bei einer Steueränderung der Bruttopreis erhalten, allerdings sinkt der Nettopreis und damit Ihre Gewinnmarge.

FirstMillion ermöglicht Ihnen 5(Platin, sonst 3) Staffelpreise für jeden Artikel zu definieren. In das Feld "ab" können Sie die Anzahl einsetzen, ab der das Programm automatisch diesen Preis verwendet. Sie können auch bereits in der Kundendatei einem Kunden fest einen der Staffelpreise zuordnen.

Individuelle Kundenpreise

Es besteht die Möglichkeit für jeden Artikel und für jeden Kunden oder jede Personengruppe individuelle (Staffel-)Preise festzulegen.
In einer eigenen Listbox können die Kunden/Personengruppe über ein Popup-Menü ausgewählt werden. In diesem Popup-Menü erscheinen alle Kunden, die auch in der Personen-Liste zu sehen sind. Sie können die Personen-Liste vorher filtern, um ein übersichtlicheres Menü zu erhalten.
Jeder Preis kann auch eine Bezeichnung erhalten.

Preiseinheit

Durch die Preiseinheit sind auch Preise mit krummen Cent-Beträgen möglich. z.B. 1000 Widerstände kosten € 37,90 = € 0,0379 pro Widerstand.

Gewinnspanne

Die Gewinnspanne als Betrag und Prozentsatz wird für den VK angezeigt, der angeklickt wurde.
Sie können neue VKs berechnen lassen, wenn Sie die Gewinnspanne editieren.
Wenn mehrere Lieferanten mit unterschiedlichen EKs vorhanden sind, wird der EK des sichtbaren Lieferanten zu Grunde gelegt.

Euro

Sollte die Hauptwährung bei Ihnen nicht Euro sein, so können Sie über diesen Knopf die Preise dieses Artikels dennoch in Euro abspeichern. Der Betrag erscheint dann in der Artikelliste kursiv.

Auch wenn Sie eine Rechnung in einer Zweitwährung erstellen, ist dieser Artikel kein Problem, da FirstMillion automatisch den Eurobetrag in die Zweitwährung umrechnet und in die Rechnung einfügt.

Maßeinheit

Normalerweise können Sie die Maßeinheit mit in die Artikelbezeichnung schreiben. Falls Sie aber eine extra Spalte für die bündige Darstellung in der Rechnung realisieren möchten, können Sie dieses extra Feld mit dem Platzhalter <AEINHEIT> nutzen.
Über den "Anpassen..."-Menüpunkt können häufig verwendete Einheiten voreingestellt werden.

Gewicht

In dieses Feld wird das Gewicht des Artikels eingetragen. Sie können mit dem Knopf "Gewicht" in der Kopfzeile "Formular" das Gewicht aller Artikel einer Rechnung aufaddieren und mit der Rechnung ausdrucken lassen. So können gewichtsabhängige Transportkosten ermittelt werden. Die Eingabe geschieht üblicherweise in Gramm. Damit das auch funktioniert, muß der Platzhalter <FGEWICHT> im Formular stehen.

Man kann hier auch das Volumen eines Artikels eingeben und erhält auf der Rechnung eine Angabe über den benötigten Rauminhalt dieser Lieferung. Daraus lassen sich dann die Beiladekosten berechnen.

Höhe/Breite/Tiefe

Hier können Sie die Maße des Artikels oder der Verpackung angeben. Daraus kann das Volumen einer Lieferung berechnet werden.

Lagerort

Hier können Sie den Lagerort des Artikels angeben.

Bestand und Soll

Wenn Sie den Überblick über Ihr Warenlager nicht verlieren wollen (Inventur), helfen Ihnen diese beiden Eingabefelder.

In das Feld "Bestand" geben Sie den Warenbestand dieses Artikels ein. Sie dürfen bei Nachlieferungen natürlich nicht vergessen, den Bestand zu aktualisieren.  
Bei "Soll" tragen Sie den Minimalwarenbestand dieses Artikels ein. Sie können sich über die Filterfunktion die Artikel anzeigen und anschließend auch ausdrucken lassen, deren Sollwert unterschritten wurde. Die Artikel mit zu geringem Warenbestand erscheinen dann in der Fensterliste. Wenn Sie eine Null im Feld "Soll" stehen haben, wird der Bestand dieses Artikels nicht überprüft. Das ist immer dann sinnvoll, wenn dieses Produkt nicht nachbestellt werden muß, wie zum Beispiel Arbeitsstunden, Reparaturpauschalen und ähnliches. Ist Soll < 0 wird der Bestand auch nicht verändert.

Wenn Sie mittels der Fakturierung eine Nachbestellung schreiben, können Sie die dadurch erhaltenen Waren auch automatisch in Ihre Lagerverwaltung einfügen lassen. Immer wenn Sie eine Bestellung als erledigt markieren, werden Sie in einer Dialogbox gefragt, ob Sie die Ware zum Lager addieren möchten.

Auftrag und Bestellt 

Diese Angaben sind wohl die wichtigsten Zahlen für einen reibungslosen Warenverkehr. FirstMillion trägt unter "Auftrag" die Menge der vorgemerkten Artikel ein. Die Grundlage hierfür ist die Zahl der in offenen Aufträgen stehenden Artikel.

Im Feld "Bestellt" sehen Sie die Stückzahl der Artikel, die sich in nicht erledigten Bestellungen befinden und noch nicht zum Lager addiert wurden. Aus dem Vergleich beider Zahlen können Sie sofort erkennen, ob eine weitere Bestellung notwendig ist.

Verkauft

Alle Stückzahlen, die von diesem Artikel bisher verkauft wurden, werden in diesem Feld aufaddiert.

EAN (European Article Number)

Wenn hier der EAN-Code eines Artikels eingetragen ist, lassen sich Artikel z.B. schnell mit einem Barcode-Scanner finden. (nur Platin)

Bundle-Mitglieder editieren

In der Liste können Bundle-Mitglieder editiert, entfernt, hinzugefügt oder per Drag&Drop umsortiert werden.
Es kann für ein Bundle-Mitglied auch optional ein Preis angegeben werden, der von den Stammdaten abweicht, um den Bundlepreis zu berechnen.
Falls Sie sehr viele Artikel haben, kann es mühsam werden neue Bundle-Mitglieder über das Popup-Menü auszuwählen. Deshalb ist es möglich durch einen Wortfilter die Anzahl der Einträge im Menü einzuschränken.

Lieferanten

In der Platin-Version können beliebig viele Lieferanten mit unterschiedlichen Bestellnummern und Staffel-EKs angelegt werden.
Als Bestellnummer müssen Sie die Bezeichnung eintragen, die der Lieferant verwendet.
Bei einer Bestellung wird automatisch die richtige Bestellnummer und der richtige Staffelpreis für den angewählten Lieferanten verwendet.
Für einige Berechnungen (Warenwert, Gewinn) ist der EK eines Artikels wichtig. Sollten verschiedene EKs eingestellt sein, wird der EK des sichtbaren Lieferanten verwendet.
Für EK-Preise können auch Preiseinheiten angegeben werden. Wenn eine Mindestbestellmenge(MindestBM) eingetragen ist, so wird diese bei Bestellungen als Voreinstellung verwendet.

Noch ein Trick für die Erstellung Ihrer Artikeldatei:

Wenn Sie viele Artikel von einem Lieferanten eingeben müssen, können Sie sich die Auswahl des Lieferanten ersparen. Klicken Sie den Lieferanten vor dem Aufrufen der Artikelliste in der Personenliste an. Alle Dialogboxen die jetzt zur Eingabe neuer Daten erscheinen, haben automatisch diesen Lieferanten voreingestellt.

Bemerkung

Diese Zeile dient zur Notierung einer Bemerkung zu diesem Artikel, die auch in der Artikel-Liste angezeigt wird.

Websites

Es können zu jedem Artikel beliebig viele Websites eingetragen werden, die mit einem Klick aufgerufen werden können.

Mehrzeiliges Notizfeld

Dieses Notizfeld kann mit dem Slider darüber vergrößert werden.

Bild

Ein Artikel-Bild kann über das Clipboard, per Drag&Drop oder das Context-Menü eingefügt werden. Es wird auf 128*128 Pixel skaliert und direkt in den Artikeldaten gespeichert. Es benötigt etwa 50 kByte Speicher.
Wenn Ihr Mac eine Kamera hat, können Sie mit der Platin-Version auch direkt aus FirstMillion ein Bild aufnehmen.

Erinnerung 

Für den Fall, dass Sie an einen Artikel, z.B. zur Nachbestellung, erinnert werden möchten, können Sie ein Erinnerungsdatum aktivieren. Nach dem Start von FirstMillion wird dann dieser Datensatz im Artikel-Fenster ab dem gewünschten Datum angezeigt.
Zusätzlich wird diese Erinnerung auch in iCal übertragen.

Anhänge

FirstMillion kann zu jedem Artikel-Datensatz beliebig viele Dokumente speichern. Ziehen Sie die Dateien einfach per Drag&Drop in die Anhänge-Listbox oder einfach in den Artikel-Dialog. Die Dateien werden kopiert und in einem frei wählbarem Ordner gespeichert. Wenn Sie mit der Netzwerk-Version arbeiten, sollte der Ordner an einem Ort liegen, auf den alle Macs Zugriff haben.
Durch einen Doppelklick auf den Dateinamen, wird das Dokument mit dem Standard-Programm angezeigt.
Die Dateien können auch per Drag&Drop aus der Anhänge-Box in D&D-fähige Programme (z.B. Finder, Apple Mail, ….) kopiert werden.
Zu jeder Datei können Sie auch eine Beschreibung eintragen.

Als Voreinstellung speichern

Mit diesem Knopf können Sie bestimmte Eingaben in diese Dialogbox als Voreinstellung abspeichern. Wenn Sie eine neue, leere Box aufrufen sind diese Felder schon entsprechend ausgefüllt.