Artikel

Sie finden hier eine Datenbank, die schnell und effektiv Ihre Artikel bearbeitet und die notwendigen Daten für das Drucken der verschiedenen Formulare problemlos übergibt. Mit den Funktionen der Lagerverwaltung wissen Sie jederzeit über aktuelle Lagerbestände, notwendige Nachbestellungen und Anzahl der vorhandenen Vorbestellungen Bescheid.

Jede Position wird nach einer von Ihnen vorgegebenen Menge für eine Nachbestellung vorgeschlagen. Sie erfahren außerdem welche Mengen Sie für die offenen Aufträge noch bestellen müssen.

Sie rufen diesen Programmteil mit der dazugehörenden Fensterliste durch Drücken der Taste F3 auf. Alle Ihre Waren werden in diesem Fenster aufgelistet und verwaltet. Die Position der Artikel im Fenster kann per Drag&Drop vorgegeben werden. Hierdurch entstehen logische Warengruppen, die zusammen in der Liste stehen.

Sie können bei der Neueingabe Preise in Euro oder der Zweitwährung eintragen. FirstMillion rechnet die Beträge immer in die benötigte Währung um.

Für eine statistische Auswertung können Sie den Gewinn oder die Verkaufszahlen für einen Artikel für beliebige Zeiträume berechnen.

Die Funktion "Preise ändern" ermöglicht es Ihnen die Preise von ausgewählten Produkten prozentual zu ändern. Eine große Hilfe, wenn ein Lieferant die Preise generell erhöht. Mit einer weiteren Funktion können Sie die Preise mit einem einstellbaren Kriterium auf- oder abrunden. Diese Funktion erleichtert es Ihnen erheblich die Umstellung mit sogenannten "psychologischen" Preisen vorzunehmen.

Sortieren

Mit einem Klick auf die Bezeichnungen in der Kopfzeile des Fensters können Sie das Sortierkriterium verändern. Das aktive Sortierkriterium wird unterstrichen dargestellt.

Filterfunktionen

Neben den bekannten Knöpfen für das Erstellen eines neuen Eintrags (Neu), das Editieren eines Eintrags (Ändern) und dem Löschen befindet sich das Pop-Up-Menü mit den Filterfunktionen.

Alle anzeigen (ESC)

Hiermit wird ein aktiver Filter aufgehoben und es erscheinen wieder alle Datensätze in der Fensterliste.

Nur Ist < Soll

Mit dieser Funktion werden nur Datensätze angezeigt, deren Lagerbestand unterhalb des von Ihnen vorgegebenen Sollwertes gefallen sind. Sie können jetzt bequem die Nachbestellungen organisieren.

Nur Ist < Auftrag

Nach dem Auswählen dieser Funktion sehen Sie alle Artikel, die aufgrund offener Aufträge nachbestellt werden müssen. Es kann ja durchaus sein, dass zwar der Sollwert noch nicht unterschritten wurde, aber bereits mehr Artikel zum Verkauf anstehen, als sich am Lager befinden.

Nur Ist < (Soll oder Auftrag)

Mit dieser Einstellung werden die beiden vorstehenden Filter für Nachbestellungen kombiniert.

Nur in mark. Faktur

Zeigt nur Artikel, die in markierten Fakturierungs-Datensätzen enthalten sind.
Wenn vorher die Fakturierungssätze nach markierten Personen gefiltert wurden, kann man auch ermitteln, welche Artikel ein Kunde bisher gekauft hat.

Nur Bundles, die mark. Artikel enthalten

Mit dieser Funktion können Sie ermitteln, in welchen Bundles ein oder mehrere markierte Artikel enthalten sind.

Nur Verkaufte an markierten Kunden

Es werden nur Artikel angezeigt, die ein markierter Kunde bereits gekauft hat.
Dieser Filter läßt sich auch setzen, wenn Sie in der Personenliste beim Klick auf einen Datensatz die Shift-Taste gedrückt halten.

nur Geänderte

Sie sehen jetzt die Artikel, die seit dem Programmstart geändert wurden. Alle Neueingaben werden automatisch markiert.

Suchen

Alle Fenster in FirstMillion verfügen über einen Autolocator. Sie aktivieren lediglich das Fenster, sortieren und filtern eventuell vorab den Inhalt (Nur < Soll usw.) und tippen anschließend einen oder mehrere, durch Leerzeichen getrennte, Suchbegriffe ein. Sie sehen sofort alle Datensätze, die alle Suchbegriffe enthalten. Dabei können auch Teile eines Wortes verwendet werden.

Nur in Bez.

Wenn Sie viel Text in den Textfeldern gespeichert haben, kann es sein, dass die Suchfunktion viel mehr Datensätze anzeigt, als Sie suchen. Deshalb kann mit dieser Einstellung die Suche auf die Artikelbezeichnung, die Artikel-Nr. und die Bestell-Nr. beschränkt werden.

Übernahme in ein Fakturformular

Übergibt den aktiven Artikel in das Fakturierungsformular. Zuvor öffnet sich die Artikeleingabebox, in der Sie die Anzahl eintragen und verschiedene Änderungen vornehmen können.
Sie können Artikel auch per Drag&Drop oder Enter-Taste auf ein Fakturierungsformular schieben, oder mittels Doppelklick, wenn das bei den Voreinstellungen so eingestellt ist.

Pop-Up-Menü Funktion

Warenwert

Für eine Inventur ist es wichtig, zu erfahren, welchen Wert der aktivierte Artikel bezogen auf die Anzahl und den Nettoeinkaufspreis hat. Diese Funktion zeigt Ihnen außerdem den Wert an, den die Waren bei Verkauf mit VK1 erzielen würden.

Umsatz&Gewinn berechnen...

Wenn Sie über einen bestimmten Zeitraum den Umsatz und den Gewinn pro Artikel ermitteln möchten, hilft Ihnen diese Funktion weiter. Sie sehen nachdem Sie diese Funktion gewählt haben die Auswahlbox für den Zeitraum.

Wenn Sie den Knopf "OK" betätigen, sehen Sie in der Artikelliste für jeden einzelnen Artikel wie gut oder schlecht dieser im ausgewählten Zeitraum gelaufen ist.

Artikel History

Import

Für die Artikeldatei existiert, ebenso wie für die Kundendatei, eine Importfunktion mit der Sie eine bereits vorhandene Artikelliste in FirstMillion einlesen können.
Alle Datenfelder müssen wie bereits aus den anderen Programmteilen bekannt durch Kommata, Semikolon oder Tab getrennt vorliegen und die untenstehende Reihenfolge einhalten.
Nicht besetzte Felder werden leer übergeben, müssen aber vorhanden sein (,,). Die Verkaufspreise werden entsprechend der Einstellung unter "Druckparameter" als Netto- oder Bruttopreis interpretiert und übernommen. Wenn Ihre Importdatei einen, zwei, oder alle drei Verkaufspreise als Nettopreise enthält, müssen Sie den Knopf "Nettobetrag" aktivieren. Der Mehrwertsteuersatz muß als Zahl enthalten sein (z.B. 16 oder 7). Für den Fall, das Sie Ihre Preise nur mit einem Trennkomma zwischen Euro und Cent übertragen können, müssen Sie den ganzen Betrag in Hochkommata setzen.

Folgende Reihenfolge der Felder ist notwendig:
Artikeltext, VK 1, VK 2, VK 3, Einkaufspreis (immer netto), Anzahl ab der VK 2 gilt, Anzahl ab der VK 3 gilt, Mehrwertsteuersatz (z. B. 16 oder 7), Artikelnummer, Bestellnummer, Lieferantennummer, Bestand, Soll, CR

Wenn in den Voreinstellungen 'Netto-Rechnung' aktiviert ist, werden VK1, VK2 und VK3 als Netto-Preis angenommen sonst als Brutto.
Wenn Sie diese Funktion auslösen werden Sie in einer Dialogbox gefragt, ob die alten Artikelnummern übernommen, oder neue angelegt werden sollen.

Während der Konvertierung werden die eingelesenen Daten auf ihre formale Richtigkeit überprüft. Wird ein Fehler festgestellt bricht die Konvertierung mit einer Warnmeldung ab, aus der Sie die Zeile und den Fehler erkennen können. Sie sollten sich jetzt Zeile und Fehler merken und FirstMillion ohne Datensicherung verlassen. Entfernen Sie mit einem Texteditor den Fehler und starten Sie die Importfunktion erneut.

Listen-Ausgabe

Mit dieser Funktion können die Daten der Artikelverwaltung über Druckformate augegeben werden. Die für die Ausgabe vorhandenen Platzhalter finden Sie im Abschitt Platzhalter

Artikel-Bundle bilden...

FirstMillion ermöglicht es Ihnen alle markierten Artikel zusammenzufassen und als neuen Artikel in Ihre Liste zu übernehmen. Wenn dieses Artikel-Bundle in eine Rechnung übernommen wird, werden auch die einzelnen Bundle-Mitglieder wahlweise aufgelistet.
Artikel-Bundles können auch verschachtelt sein (Bundle im Bundle im Bundle ....).
Der Gesamtpreis, die Anzahl der einzelnen Mitglieder im Bundle und die Beschreibung kann im Artikel-Dialog des Bundles geändert werden.
Sie erkennen ein Bundle an einem "B" vor dem Eintrag.

Bundle-Preise neu berechnen

Normalerweise ist der Bundle-Preis unabhängig von der Summe der Preise der Bundle-Mitglieder. Wenn Sie aber den Bundle-Preis anpassen wollen, weil sich Preise der Bundle-Mitglieder geändert haben, können Sie mit dieser Funktion eine Neuberechnung für alle markierten Bundles veranlassen.

Artikelgruppe zuordnen

Alle markierten Artikel können zusammen einer oder mehreren Artikelgruppen zugeordnet werden.

Farbe zuordnen

Um die Übersicht in der Artikelliste zu erhöhen können Sie markierten Eintragungen eine Farbe zuordnen.

Lieferant zuordnen

Mit dieser Funktion kann allen markierten Artikeln gemeinsam ein (neuer) 1. Lieferant zugewiesen werden.
Der bisherige 1. Lieferant wird überschrieben. Alle weiteren Lieferanten bleiben erhalten.
Sie können wählen, ob im Menü alle Lieferanten oder alle Personen, die gerade in der Personen-Liste zu sehen sind, gelistet werden. Bei sehr vielen Lieferanten kann so, durch den Suchwort-Filter, die Auswahl übersichtlicher werden.

Auf Typ "Zeit-Artikel"setzen (mit gedrückter Alt-Taste)

Diese Funktion setzt alle markierten Artikel im Artikelfenster zusammen auf den Typ "Zeit-Artikel".

In Euro umrechnen (mit gedrückter Alt-Taste)

Diese Funktion rechnet alle markierten Artikel im Artikelfenster von der Zweitwährung in Euro um. Natürlich kann es notwendig werden, den einen oder anderen Wert nachzuarbeiten.

Preise ändern/runden...

Über diese Funktion lassen sich leicht und bequem aktivierten Artikeln neue VK-Preise zuordnen oder VKn aus VK1 oder dem EK berechnen. Sie müssen bei einer Preisanpassung also nicht jeden Artikel einzeln aufrufen und ändern. Voraussetzung ist, dass sich die Preise linear ändern. Es werden immer die Preise angepasst, die im Artikelfenster markiert wurden.
Die Preisanpassung können Sie entweder prozentual oder absolut vornehmen, getrennt für VK1 bis VK5 oder den EK.
Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie die entsprechenden Artikel in der Artikelliste markieren und den Knopf "Preise ändern" in dieser Dialogbox aktivieren. Anschließend müssen Sie dem Programm die Kriterien für die Anpassung mitteilen, ob immer auf- oder abgerundet werden soll, oder ob FirstMillion kaufmännisch selbst entscheiden soll. Noch wichtiger ist nun einzustellen, was das Ergebnis der Rundung sein soll.
In einem Pop-Up-Menü liefert FirstMillion 6 der wichtigsten Rundungsmöglichkeiten als Voreinstellung mit. Sie sind jedoch nicht an diese Vorgabe gebunden.
Sie können z.B. mit dem ersten Menu-Eintrag den Preis auf 10 ct runden lassen. Ein alter Preis von EUR 12,34 würde mit dieser Funktion den neuen Preis von EUR 12.30 liefern. Dieser Rundungsalgorithmus wird sinnvoll eingesetzt werden können bei Preisen im Bereich von einigen Euro.
Sollen größere Preise gerundet werden, bietet sich hier eher die Funktion xx,99 an. Ein Preis von EUR 95, 68 liefert dann den psychologischen Preis von EUR 95,99. Prinzipiell ist hier alles möglich. Vielleicht probieren Sie es einmal aus. Sinnvoll ist es sicher auch, diese Rundung in mehreren Schritten durchzuführen und dabei die Preise in Gruppen zu Runden, kleine Beträge anders als große Preise.

Kundenpreise erstellen/ändern

Mit dieser Funktion ist es möglich allen markierten Artikeln gleichzeitig einen individuellen Kundenpreis zuzuordnen.
Es muß im Personenfenster ein Kunde markiert oder eine Personengruppe ausgewählt sein.
Es kann ein Rabatt in Prozent auf den VK1 bis VK5 eingestellt werden

Sollwert-Berechnung

Der Sollwert eines Artikels kann aus den Verkäufen in bestimmten Zeiträumen ermittelt werden.
Für saisonale Artikel kann die vermutlich benötigte Anzahl z.B. aus den Verkäufen im gleichen Zeitraum des Vorjahres berechnet werden.

Zeige Inaktive

Falls Sie Artikel als inaktiv markiert haben, können Sie diese wahlweise aus der Liste ausblenden, um die Übersicht zu erhöhen.
Um Artikel per Drag&Drop verschieben zu können, müssen inaktive Artikel allerdings eingeblendet werden.