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Ansagen- & Fax-Abruf

Ansagen

Die Verwaltung der Ansagen- und Fax-Abrufe ist in drei Bereiche aufgeteilt:

Begrüßungsansagen/Faxe:

Die Ansagen und/oder Faxe werden sofort nach dem Abheben abgespielt/gesendet.

DTMF-Code-Abrufe:

Diese Ansagen und/oder Faxe können von Anrufern mit den DTMF (Dual-Ton-Multi-Frequency)-Tönen ihres Telefons abgerufen werden.

Systemansagen:

Diese Ansagen werden von CoMa für die Fernabfrage verwendet. Vor dem Abspielen der hinterlassenen Nachrichten kann damit die Anzahl und die Uhrzeit angesagt werden.
Sie können die Systemansagen ändern, wenn Sie lieber eine andere Stimme hören möchten.
Wenn Sie ein USR-Modem verwenden, müssen Sie die Systemansagen auf jeden Fall selber über das Modem-Mikrofon aufnehmen, da die mitgelieferten AIFF-Ansagen nicht ins USR-Modem-Format konvertiert werden können.

Es kann eine einzelne Audio-Datei abgespielt werden. Die Datei muß entweder bereits im jeweiligen Modem-Format oder aber als AIFF vorliegen. Wenn eine AIFF-Datei eingestellt ist, so wird sie vor dem ersten Abspielen automatisch ins Modem-Format gewandelt.

Es kann ein Ordner angegeben werden, der mehrere Ansagen und/oder Fax-Seiten enthält. Zuerst werden vorhandene Audio-Dateien abgespielt und danach die Fax-Seiten. Die Fax-Seiten müssen im PDF-, Text-, RTF-, PICT- oder CoMa-Fax-Format vorliegen. Die Reihenfolge, in dem die Ansagen/Fax-Seiten gesendet werden, erfolgt alphabetisch. Um die Reihenfolge festzulegen, können Sie z.B. die Dateinamen am Anfang mit Ziffern versehen. Der Inhalt eines Ordners könnte so aussehen:

'01Faxgerät auf Empfang.AIFF'
'02Firmeninfo.PDF'
'03Seitenübersicht.PICT'
'04Diverses.F01'

Es wird erst eine Ansage (z.B. "Bitte schalten Sie ihr Faxgerät jetzt auf Empfang") abgespielt.
Dann wird die PDF-Datei '2Firmeninfo.PDF', danach die PICT-Datei '3Seitenübersicht.PICT' und zum Schluß die CoMa-Fax-Datei '4Diverses.F01' gesendet.

Es ist auch möglich, eine Ansage zufällig zu wählen. Dazu müssen im eingestellten Ordner mehrere Ansagen als AIFF-Dateien vorhanden sein.

Um eine neue Ansage oder einen Ordner zu erstellen, können Sie einfach eine Ansage oder einen Ordner per Drag&Drop ins Anruf-Fenster ziehen. Oder Sie erstellen einen neuen Eintrag mit dem Button 'Neu' oder mit der Einfügen-Taste.

Ansagen

Sie können eine Ansage direkt in CoMa aufnehmen.

Die Ansage kann im AIFF, WAVE oder im Modem-Format vorliegen. Eine AIFF- oder WAVE-Datei wird, falls notwendig, beim ersten Abruf automatisch in das jeweilige Modem-Format konvertiert.
In das Modem-Format eines USR-Modems kann jedoch nicht konvertiert werden. Hier müssen Sie die Ansage direkt über das Modem-Mikrofon im Modem-Format aufnehmen.

DTMF-Abruf-Code:
Mit diesem Code, der mit einem Tonwahl-fähigen Telefon erzeugt wird, werden die Ansagen und Fax-Seiten abgerufen. Der Code kann ein bis 15-stellig sein. Bei mehrstelligen Codes muß die erste Ziffer eine 8 sein.
Es dürfen nicht zwei gleiche Ziffern aufeinander folgen.
Situation:
Der Eintrag kann abhängig von einer einstellbaren Situation sein (z.B. Normal, Bin kurz weg, Urlaub, usw).
Die aktuelle Situation kann im CoMa-Dock-Menü eingestellt werden.
So können Sie mehrere Ansagen z.B. für verschiedene MSNs mit einem Klick umstellen.
Wochentage und Zeit:
Eine Einstellung von 0:00 Uhr bis 0:00 Uhr bedeutet, dass die Ansage rund um die Uhr abgespielt wird.
Angerufene MSN:
Ist eine Rufnummer (MSN) eingestellt und ihr Modem überträgt die angerufene Rufnummer, wird die Ansage nur bei Übereinstimmung abgespielt.
Anrufer:
Wird die Rufnummer des Anrufers übertragen, können für verschiedene Anrufer unterschiedliche Ansagen abgespielt werden.
Es können nur Anrufer eingestellt werden, die aus dem Apple-Adressbuch übernommen wurden.
Klingelton
Es kann eine Audiodatei eingestellt werden, die über den Mac abgespielt wird, während es klingelt. Hier kann z.B. auch der Name des Anrufers angesagt werden. Der Klingelton sollte kürzer als 5 Sekunden sein.
Klingelzeichen
Es kann für jede Begrüßungsansage die Anzahl der Klingelzeichen, nach der abgehoben wird, eingestellt werden. Bei Standard wird die Standard-Anzahl aus Einstellungen/MSN verwendet. Es kann auch eingestellt werden, dass bei bestimmten Anrufern oder zu bestimmten Zeiten gar nicht abgenommen wird.
Anrufweiterleitung
Die Anrufweiterleitung per Telefon oder E-Mail über Apple Mail kann für jede Begrüßungsansage einzeln aktiviert werden. Die Nachricht wird allerdings nur dann weitergeleitet, wenn es generell in den Einstellungen/Voice freigeschaltet ist. Es kann auch für jede Ansage eine eigene Telefonnummer oder E-Mail-Adresse angegeben werden. Ist das Feld leer, so wird die Standard-Nummer/E-Mail aus den Einstellungen/Voice verwendet.
Ab Mac OS X 10.5 kann auch an mehrere, durch Komma getrennte, E-Mail-Adressen weiter geleitet werden.
Sie können sich wahlweise auch eine E-Mail schicken lassen, wenn keine Nachricht hinterlassen wurde.

Die Einträge in der Abruf-Liste werden von oben nach unten durchsucht. Der erste Eintrag der alle Kriterien (Situation, MSN, Wochentag und Zeit) erfüllt wird abgespielt/gesendet.